Als organisator wil je een externe partij, zoals feestorganisatoren of promoters, laten weten welke data en tijden beschikbaar zijn om een of meer ruimtes in jouw locatie te boeken. In Stager noemen we deze beschikbare ruimtes "Avails", een afkorting van "availabilities". Deze worden gegenereerd op basis van specifieke voorwaarden en in real-time geüpdatet (voor het geval een slot niet langer beschikbaar is), zodat de externe partij altijd toegang heeft tot de meest actuele opties. Een lijst met Avails wordt gegroepeerd in een boekingsaanbod.
In dit artikel leggen we uit hoe je deze boekingsaanbiedingen kunt maken, publiceren en delen.
Maak je eerste boekingsaanbieding
Om Avails te openen, kies je Planning - Avails. Op deze pagina zie je een overzicht van je gemaakte boekingsaanbiedingen. Met de knop 'Gearchiveerd' kun je alle gearchiveerde boekingsaanbiedingen bekijken.
Klik op de gele knop New booking offer rechtsboven om je eerste boekingsaanbod aan te maken.
Op deze pagina stel je de voorwaarden in waaraan een boekingsaanbod moet voldoen. Stager gebruikt deze voorwaarden om een op maat gemaakte lijst met Avails voor een externe partij te genereren. Vul de volgende velden in:
Name: de naam van het boekingsaanbod
Bijvoorbeeld: Januari avails/Beschikbare tijslotenjanuari/Mogelijke evenementen voor {Naam externe partij}
Message: Vul een bericht in dat zichtbaar is voor de externe partij op het boekingsaanbod.
Booking period: Geef aan voor welke periode je Avails wilt opnemen in het boekingsaanbod.
Bijvoorbeeld: je wilt boekingsopties aanbieden voor januari. Vul dan de periode in als: 1 januari 2025 - 31 januari 2025.
Include days: Hier voer je de dagen in waarop je Avails wilt aanbieden en geef je de tijdsrange op.
Bijvoorbeeld: je wilt je locatie verhuren tot 21:30 uur op dinsdag en donderdag en tot 02:00 uur in het weekend. Selecteer dan alleen dinsdag, donderdag, vrijdag en zaterdag, en stel de juiste tijden in.
Location: selecteer een locatie om te bepalen welke ruimtes beschikbaar zijn.
Space: een locatie in Stager bestaat uit één of meerdere ruimtes. Hier vink je de ruimtes aan waarvoor je Avails wilt aanbieden. Je geeft ook aan of minimaal één ruimte beschikbaar moet zijn voordat Avails kunnen worden aangeboden, of dat alle ruimtes beschikbaar moeten zijn.
At least one: minimaal één van de geselecteerde ruimtes moet beschikbaar zijn om Avails aan te bieden voor deze locatie.
Bijvoorbeeld: je verhuurt meerdere ruimtes en kunt gemakkelijk meerdere boekingen tegelijkertijd aan. In dit geval selecteer je "Minimaal één," omdat het niet uitmaakt als er meerdere boekingen tegelijkertijd plaatsvinden.
All: alle geselecteerde ruimtes moeten beschikbaar zijn om Avails aan te bieden voor deze locatie.
Bijvoorbeeld: de Stager Stage bestaat uit een hoofdpodium en een backstage. Het hoofdpodium en de backstage kunnen alleen samen worden verhuurd, dus beide ruimtes moeten beschikbaar zijn. Om deze reden selecteer je "Alle."
Include as available: hier geef je aan of je de tijdslots van evenementen in optie en geannuleerde evenementen wilt opnemen in je boekingsaanbod.
Events in option: als je een evenement in je agenda als optie hebt gemarkeerd, maar de tijdsperiode nog steeds wilt opnemen in je boekingsaanbod en aanbieden als Avail, selecteer je events in option
Cancelled events: als je de tijdsperiode van geannuleerde evenementen direct wilt aanbieden als Avails in een boekingsaanbod, selecteer je cancelled events.
Booker: hier selecteer je de persoon die verantwoordelijk is voor het boekingsaanbod. Deze persoon ontvangt e-mails wanneer de externe partij een boekingsverzoek indient.
Als je klaar bent, druk je op save.
Publiceer en deel een boekingsaanbod
Je hebt het boekingsaanbod opgeslagen. Nu zie je een overzicht van alle Avails die worden opgenomen in je boekingsaanbod. Als je bepaalde Avails nog wilt uitsluiten van het aanbod, selecteer je exclude en klik je op save. Wil je de voorwaarden van het boekingsaanbod aanpassen voordat je het publiceert, klik dan op Edit conditions. Om het boekingsaanbod te publiceren en te delen, klik je op Publish rechtsboven.
Een gepubliceerd boekingsaanbod kan eenvoudig worden ingetrokken door rechtsboven op Retract publication te klikken. Je kunt het definitieve boekingsaanbod bekijken door op View published te klikken. Wil je het boekingsaanbod delen? Klik dan op de kopieerknop om de link te kopiëren. Vervolgens deel je de link met de externe organisator.
Als je op de gele pijl naast de naam van het boekingsaanbod klikt, of Planning - Avails selecteert, kom je terug op de overzichtspagina. Hier kun je het nieuw aangemaakte boekingsaanbod openen, de publicatie intrekken als dat nodig is, en de voorwaarden aanpassen.