Bij Settings - Planning - Personnel configureer je alle instellingen voor het plannen van je crew via een drietal submenu's:
Roles: Welke functies worden er allemaal uitgevoerd.
Groups: Groepeer functies in teams zoals Horeca, Techniek, Kassa.
Availability options: Geef aan op welke wijze medewerkers hun beschikbaarheid op kunnen geven.
Roles
Op deze plek maak je alle verschillende functies aan die het personeel kan bekleden. Geef aan in welke group deze rol hoort, welke standaardtijden bij deze rol heeft en of deze rol standaard getoond moet worden bij het aanmaken van een nieuw event. De personnel settings komen terug op verschillende plekken in Stager:
Contacts (Audiences en bij de contactpersoon).
Personnel (Week / Dag overzicht).
Per event in het tabblad Personnel.
Online omgeving om diensten te nemen en beschikbaarheid op te geven.
Bij Marketing - Contacts vink je aan welke functie een contact mag vervullen. Hier kun je op zoeken; zo vind je bijvoorbeeld alle barmedewerkers snel terug. Ook krijgt een contact hierdoor toegang tot het personeel login en kan hij zichzelf inroosteren of beschikbaar stellen voor diensten waar in zijn functie wordt gevraagd. Lees daar meer over bij Personeel inplannen.
Contacten met een functie zie je ook terug in het dropdown menu van Personnel en Event - Personnel, de modules waar je personeel inroostert. Bij het inroosteren van een dienst voor een bepaalde functie, zijn alleen de medewerkers met desbetreffende functie zichtbaar.
Groups
Hier maak je groepen - ofwel teams - aan. Per rol geef je aan in welke groep deze hoort. Elke rol kan maar bij één groep horen. Hier stel je ook in wie de planner is van deze Personnel Group door een user te selecteren. Vanaf het mailadres van deze gebruiker worden alle shift notificatie mails verzonden en medewerkers kunnen ook een reply sturen naar de juiste persoon. En vergeet ook niet om een kleurtje te kiezen zodat je team herkenbaar wordt in de dag- en weekoverzichten.
Availability options
Op deze pagina stel je in hoe personeel hun beschikbaarheid opgeeft; per evenement of voor bepaalde uren tijdens het evenement. Wanneer de time-slider uit staat, geeft de crew zijn beschikbaarheid voor de hele periode waarin het evenement zich afspeelt aan, in plaats van voor een deel van de dag of nacht.
Wanneer de time-slider aanstaat kan de medewerker via de personeels login het evenement openen door erop te klikken en vervolgens met de sliders aangeven voor welke tijdsperiode de beschikbaarheid geldt.
Door de time-slider uit te zetten, kun je voorkomen dat medewerkers hun beschikbaarheid zo opgeven dat ze alleen in te roosteren zijn voor makkelijke, vroege diensten ;-) Door het aan te zetten, kun je juist weer heel nauwkeurig roosteren.
Beschikbaarheid met time-slider vs zonder time-slider: