Je zet alle activiteiten die tijdens een productie plaatsvinden in een handig schema - het event schedule. Dit schema is het draaiboek voor het event en filter je op verschillende manieren om exact het overzicht te maken wat jij nodig hebt. Het schedule vul je op Program item, event of datum niveau in. Vervolgens zie je alle info terug in de app.

Het Schedule bestaat op drie niveaus:

Alle info die je op eerste niveau (1. Program item) invult, wordt ook getoond op de andere niveaus. Dus activiteiten op het schedule gaan wel naar beneden mee (1. Program item > 2. Event > 3. Datum), maar niet omhoog. Wat bijvoorbeeld ingevuld wordt op event niveau, wordt ook getoond in het overzicht per datum, maar niet op het niveau per Program item.

NOTE: Bovenstaande geldt niet als je in een lager niveau een event selecteert en/of een Program item. Op dat moment komt de activiteit in het respectievelijke overzicht terug.

Per Program item maak je een schedule aan. Dit zijn activiteiten die betrekking hebben op dit specifieke programmaonderdeel. De showtime wordt automatisch ingevuld als je een Program item aanmaakt. Vul zelf vervolgens aan met een datum/tijd en beschrijving. Vul ook in waar dit gebeurt (Space) en op welke Topics dit betrekking heeft. Later filter je hier op zodat je precies ziet wat relevant is voor het techniek team of wat er in de foyer gebeurt bijvoorbeeld.

De volgende stap is het draaiboek per event aan te maken. Je ziet per event op het tabblad 'Schedule' al de activiteiten terug per Program item. Dit overzicht kent extra kolommen ten opzichte van het schedule per Program item:

Activiteiten die hier ingevuld worden kunnen losstaan van een Program item, dan horen ze bij het event zelf. Selecteer ook een user per activiteit. Dit zorgt ervoor dat elke user een persoonlijk overzicht kan bekijken.

Het belangrijkste aan het Schedule per event is overzicht creëren voor jezelf. Dit doe je aan de hand van de filters bovenaan de pagina. Kies welke kolommen je wilt tonen en filter vervolgens op:

Deze filters zorgen ervoor dat je in de flinke lijst van activiteiten direct ziet wat op dat moment relevant is. Zie bijvoorbeeld alle activiteiten waar het Topic 'Food and drinks' aan is gekoppeld, zodat het keukenteam direct weet wat er gekookt moet worden. Kijk naar alle activiteiten in een bepaalde kleedkamer, zodat je weet of deze bezet is.

Schedule view

Ga naar Planning - Schedule voor een overzicht van alle activiteiten op een bepaalde datum. Als er meerdere producties op één dag zijn, heb je alsnog overzicht van alles wat er die dag moet gebeuren. Dit is hetzelfde overzicht als per event, alleen met de extra kolom 'Event' toegevoegd om daar op te kunnen filteren en deze juist leeg te laten voor activiteiten die niet bij een event horen. Ook hier geldt dat filteren het belangrijkst is om overzicht te houden.

Timeline view

Het is ook mogelijk om het Schedule te bekijken met een Timeline view via de Timeline knop.

Deze tijdlijn weergave maakt het mogelijk om te zoomen en te scrollen. Zo heb je als planner een sneller overzicht van het programma van meerdere dagen en ga je efficiënter te werk.

Houd de ctrl-toets ingedrukt en scroll om in en uit te zoomen. Klik, houd ingedrukt en sleep naar links of rechts om zijwaarts te scrollen.

Alle info die op het Schedule staat, zie je ook in de app. Ga in het hoofdmenu naar Schedule en kies voor 'By date' of kies het event waarvan je het Schedule wil zien. Ook hier is de filter belangrijk om in de gaten te houden. Kies rechtsonder voor de gele cirkel met paarse vierkantjes erin om te filteren.

Je kunt door het Schedule navigeren het het invullen door alleen je toetsenbord te gebruiken. Als je gebruik maakt van shortcuts heb je je Schedule binnen no time opgebouwd!

Pijltjes toetsen

Tab

Enter

Escape