Met Stager kan je tickets reserveren voor bezoekers. Gereserveerde tickets staan altijd op naam en moeten nog afgerekend worden aan de kassa. In dit artikel een overzicht hoe dit werkt en waar je op moet letten.
Reserveringen opnemen
Voor het opnemen van een reservering, ga je naar Ticketing - Door Sales - Sell tickets en kies je het juiste event. Vervolgens zoek je het contact op in het veld bovenin het scherm. De naam verschijnt bij het intypen. Wanneer dit niet gebeurt, is het contact nog niet bekend als contact. Klik op de gele ‘+’ Create a new contact en maak een nieuwe aan.
Na het selecteren van een contact staat zijn of haar naam en e-mailadres bovenaan de order in de blauwe balk. Selecteer het aantal gewenste tickets en klik op de knop Reserve. Ter bevestiging krijg je de melding The ticket order has been successfully reserved.
NOTE:
Je moet eerst een contact selecteren om de knop Reserve te kunnen zien.
De optie om tickets te mailen moet uitgevinkt zijn, anders zijn tickets niet te reserveren. Controleer 'Email ticket to ...'
Wanneer je tickets voor verschillende evenementen in één order reserveert, houdt er dan rekening mee dat alle reserveringen vervallen op het ingestelde moment voor het eerste evenement van de bestelling. De bezoeker moet dus voorafgaand aan het eerste evenement van de reeks alle kaarten afrekenen! Anders vervallen de reserveringen voor de daaropvolgende evenementen.
Als je de bezoeker in de gelegenheid wilt stellen om de reserveringen per evenement bijv. een half uur voor aanvang op te halen, dan is het zaak om per event een aparte reservering te plaatsen.
De vervaldatum en –tijd wordt tijdens de reservering vastgezet. Als je de startdatum en/of -tijd van een event aanpast nadat er al ticket reserveringen zijn gedaan, dan wordt de vervaldatum/tijd van al gereserveerde tickets voor dit event NIET aangepast. De reserveringen zullen dus vervallen op de oorspronkelijke vervaldatum en –tijd.
Gereserveerde ticket afrekenen
Je hebt eerder tickets gereserveerd voor bezoekers. Deze tickets zijn nog niet definitief, maar moeten nog afgerekend worden. Als de bezoeker aan de kassa komt:
Ga je naar Ticketing - Doorsales - Reservations en klik je rechtsboven op Search. Zoek op naam van het contact om de reservering te vinden. Klik vervolgens op de naam van het contact om de reservering(en) te zien.
Is er voor meerdere personen gereserveerd maar komt er uiteindelijk maar één persoon? Annuleer dan de overige reserveringen met behulp van de Cancel knop. Het scherm wordt ververst en het Grand Total aangepast.
De bezoeker kan via de gebruikelijke methodes betalen: Cash, Pin of Invoice. Het ticket wordt afgedrukt en het scherm wordt ververst.
De status verandert van RESERVED naar COMPLETED, en de betaalknoppen zijn verdwenen. De reservering is betaald en de bestelling is voltooid.
NOTE: Om de kassamedewerkers toestemming te geven om de reserveringen te bekijken en af te rekenen, zorg dat modify voor Reservations en Ticket Management zijn aangevinkt bij Settings - Account - Users: Permissions.
Reservation expiry time
Gereserveerde tickets en gastenlijstplekken zijn tot een bepaald moment geldig. Je kan dit zelf instellen. Na dit moment vallen de plekken vrij en kan deze capaciteit gebruikt worden voor reguliere deurtickets.
Bij Settings - Ticketing stel je de Door reservation expiry time (minutes before Program Start) in. Staat hier 30, dan worden gereserveerde tickets 30 minuten voor Program Start tijd, zoals ingevuld bij Event - Main, vrijgegeven. Het is ook mogelijk om een negatieve verlooptijd in te geven, wat inhoudt dat de reservering beschikbaar blijft tot na de start van het evenement.
NOTE: De vervaltijd geldt voor de gehele order. Ook als hier tickets in zitten voor andere events.