Met deze tijdbesparende External Guest List hoef je niet meer achter je artiesten aan te zitten en is de gastenlijst altijd op tijd compleet!
Wat doet het?
Stel er treden 4 artiesten bij je op en elke artiest mag 10 gasten meenemen. Je wilt niet elke dag een mailtje ontvangen met een nieuwe naam voor de gastenlijst, terwijl de artiest zelf verantwoordelijk is voor de eigen gastenlijst.
Daarom hebben we de External Guest List ontwikkeld. De artiest kan zonder in Stager in te loggen de gasten beheren. Hij krijgt een link met daarin de gastenlijstplekken en een sluitingsdatum. Hij kan dit net zo vaak veranderen als hij wil, totdat de gastenlijst sluit. Dan moet hij al zijn gasten erop hebben staan en kan het niet meer gewijzigd worden. In de Stager Backstage of met de Stager App check je de gasten in.
Zo doe je dat
Ga naar Ticketing - Guests
Selecteer het event waarvoor je de gastenlijst wilt aanmaken en kies voor Add new - External Guest List. Is deze knop niet zichtbaar? Dan heb je waarschijnlijk geen juiste permissies. Stel deze in via Settings - Account - Users.
Vul de naam van de Guest List Manager in.
NOTE: wanneer de Guest List Manager namen toevoegt, komt de naam van de gast er pas bij te staan. Hierover is het leeg.Zorg er daarom voor dat je aan de hand van de Description terug kan vinden bij wie deze gast vandaan komt. Vul hier bijvoorbeeld de band naam in of nogmaals de naam van de Guest List Manager.
Bij Ticket Type geef je aan onder wat voor soort ticket de gast valt. De gast krijgt geen ticket toegestuurd maar er moeten uiteraard wel voldoende plekken vrij zijn. Het aantal Guest tickets en dus gastenlijst plekken is in te stellen in Event - Tickets. Vink daar Door aan, want dan worden ze zichtbaar in de Guest List.
Geef aan hoeveel gasten de Guest List Manager mag meenemen bij Number of spots.
Je wilt de gastenlijst op een bepaald moment sluiten. Zo weet je wat de stand van zaken is. Gastenlijstplekken die niet aan een naam zijn toegewezen vallen weer vrij en kunnen worden verkocht. Vul de deadline voor het invullen van de gastenlijst in bij Lock list after.
Save! De gasten verschijnen nu in de Guest List. Er staat een Reserved bij Check-In omdat er nog geen naam aan toe is gewezen.
Klik op de Share link en stuur de link naar de artiest.
De artiest kan vervolgens zonder in te loggen zijn gasten toevoegen. Deze kan het aanpassen tot het moment dat de Lock List datum verstrijkt. De guest list manager kan de namen in het veld typen, maar ook een lijstje copy/pasten (bijvoorbeeld uit Whatsapp). Stager herkent de losse namen, lijstjes, +1's & etc, en maakt er een overzichtelijke lijst van die bevestigd kan worden.
En dan?
Dan werkt het zoals de normale Guest List werkt. De gast meldt zich bij de kassa en die kan de gast inchecken via Tickets - Door Sales - Guest List en natuurlijk via de prachtige Stager App.
