Stager heeft twee manieren om personeel in te plannen:
Per evenement, via Event - Personnel.
Met het planboard, in een groot dag/week/maand overzicht, via Planning - Personnel. Plan hier ook shifts in die niet event gerelateerd zijn. Lees daar hier meer over.
Personeel inplannen per evenement
Bij Settings worden Roles aangemaakt via Settings - Planning - Personnel.
Bij elk event kunnen diensten worden toegevoegd met de gele + New shift knop rechtsboven. Als je één of meerdere diensten aanvinkt, verschijnt er een gele balk onder de shifts met daarin acties voor de geselecteerde shifts:
Delete shifts
Duplicate
Mail shift info
Send email
Laten we er voor het gemak vanuit gaan dat de bedrijfsleider de roosters maakt. Deze selecteert de functies en geeft werktijden op. De Start Production en End Time die zijn ingevuld bij Events - Main worden gebruikt als default begin en eindtijd in het rooster. Verder kunnen er ook default tijden voor bepaalde functies worden ingesteld in Settings - Planning - Personnel.
Direct: Voor diensten waarvan de bedrijfsleider vindt dat de medewerkers zichzelf direct in mogen roosteren, kiest hij of zij rechts in het venster bij die shifts in de Plan mode drop-down voor Direct.
Availability: Wil je dat medewerkers zich nog niet direct kunnen inroosteren, maar wel hun beschikbaarheid moeten kunnen aangeven, dan kies je hiervoor Availability. Klik op Save en de shifts worden via het web aangeboden aan medewerkers.
None: Zonder tussenkomst van de medewerkers zelf worden zij ingeroosterd voor shifts.
NOTE: Diensten zijn alleen zichtbaar voor het personeel als het event op Confirmed of To be confirmed staat bij Event - Main. Op die manier kun je de beschikbaarheid van medewerkers opvragen voor evenementen die zeker plaats gaan vinden, maar ook voor evenementen die waarschijnlijk doorgang gaan vinden.
NOTE: Via Settings - Planning - Templates kun je eenvoudig standaard roosters samenstellen, handig voor terugkerende soorten evenementen. Met één keer vooraf invullen staat zo het hele rooster voor de productie klaar.
Diensten toekennen
Alle medewerkers die een bepaalde functie mogen uitvoeren verschijnen in het drop-down menu bij de desbetreffende functie in de planner. Je kunt ze - als planner - eenvoudig selecteren voor een dienst en ook hun telefoonnummer verschijnt als je met de muis boven het icoon van de telefoon blijft hangen.
Wanneer medewerkers zichzelf hebben ingeroosterd via de plan methode Direct, dan hoef je niets te doen. De naam van de medewerker die een dienst heeft gepakt, staat al in het overzicht en Plan mode wordt automatisch naar None gezet.
Als medewerkers zich beschikbaar hebben gesteld, dan verschijnen ze bovenaan in het selectiemenu bij de dienst. Je kunt vervolgens een keuze maken uit de mensen die aangegeven hebben te willen werken. Wanneer er een smiley emoticon (😄 ) achter een naam staat, heeft deze persoon zijn of haar voorkeur aangegeven voor deze dienst via het visitor account, door op het duimpje (👍) te klikken.
In het selectiemenu zie je ook staan wanneer een medewerker beschikbaar is, maar al ingepland staat bij een andere dienst: Available - scheduled.
Dubbel inroosteren is met Stager verleden tijd. Wanneer een persoon op datzelfde moment ook voor een andere dienst is ingeroosterd, dan verschijnt er een notificatie bij de shift. Door met je cursor over de notificatie te gaan kun je lezen met welke dienst er een overlap is.
NOTE: Zolang de status van de shift op Availability staat, wordt de shift aangeboden aan medewerkers. Wanneer je personeel inroostert, verandert de status automatisch naar None.
Notificaties
De laatste kolom in het overzicht heet ‘Notified’. Door middel van een kruis of vinkje zie je snel wie van de medewerkers al op de hoogte is gebracht van deze shift. Door shifts aan te vinken aan het begin van de regel, stuur je hen via de knop ‘Mail shift info’ een notificatie over deze shift. Pas je zaken aan, dan kan je opnieuw een notificatie sturen via deze route.