Het uitnodigen van grote groepen gasten in één handeling doe je via Import Guests. Naast gasten één voor één op de gastenlijst te zetten of een externe gastenlijst te delen, kun je ook gasten via een spreadsheet importeren.
Kies vervolgens voor één van de twee vervolgacties:
Op de gastenlijst zetten via Add to guest list.
Tickets versturen per mail via Mail tickets.
Hoe importeer je een gastenlijst?
Via Tickets - Guests vind je een overzicht van de gasten van een evenement.
Selecteer het evenement waar je de gastenlijst voor wilt importeren.
Klik op 'Add new - Import guests (by csv)’ en je komt in een overzichtsscherm van geïmporteerde gastenlijsten.
Klik op 'New Import'. Download de sample CSV en gebruik dit als template. Voer minimaal een voornaam en een aantal tickets in. Wanneer je wilt mailen is ook een e-mail adres nodig.
Zodra je een bestand hebt gekozen, geeft Stager een voorbeeld van de te importeren data. Ziet het er goed uit? Importeer middels de knop 'Finish'.
Je komt terug op de overzichtspagina van geïmporteerde gastenlijsten. De zojuist geïmporteerde lijst staat hier tussen. Kies nu wat je met de gasten wilt doen.
NOTE: Stager importeert alleen CSV-bestanden. Deze lijken sterk op Excel bestanden, maar verschillen erin dat de kolommen vooraf gedefinieerd zijn. Als je de eerste regel van het voorbeeldbestand volledig hergebruikt, werkt jouw import soepel. Pas de kolommen niet aan en vul alleen de data op de juiste plek in.
Add to guest list
Voeg je gasten toe aan de gastenlijst. Hiervoor is minstens een voornaam nodig. Gasten met een email worden ook toegevoegd aan Contacts.
Kies een ticket type en geef een omschrijving mee. Vervolgens worden de namen van de bezoekers op de gastenlijst gezet met het opgegeven ticket type en het ingevoerde aantal. De omschrijving zie je terug op de gastenlijst.
Het kan zijn dat er op jouw geïmporteerde lijst meer tickets staan om te verstrekken dan dat er beschikbaar zijn voor het evenement. Stel dan extra tickets beschikbaar via Configure Tickets. Wanneer je dat hebt gedaan, klik je op Reload Tickets om te pagina te herladen, zodat je de nieuwe aantallen ziet.
Mail tickets
Kies hiervoor als je de gasten de tickets wilt mailen. Je wordt doorgestuurd naar de mail composer. Kies de template die je wilt gebruiken. Het component 'Guest tickets' is al toegevoegd aan je mail en alle ontvangers van de lijst zijn toegevoegd aan het 'Send to' veld. Het is niet mogelijk dit aan te passen.
Kies of je een 'Invitation link' of 'Direct ticket link' wilt mailen. De invitation moet nog geaccepteerd worden door de ontvangers voordat zij een daadwerkelijk een ticket krijgen. Niet geaccepteerde tickets vallen vrij op een door jou ingesteld tijdstip zodat je die bijvoorbeeld nog kunt verkopen. Via de 'Directe ticket link' kan de ontvanger direct de tickets downloaden.
Je maakt de mail verder op (afbeeldingen, tekst, GIF'jes, etc.) en verstuurt naar iedere gast het aantal tickets dat je hebt opgegeven in het geïmporteerde .csv bestand. Dit kunnen dus een verschillend aantal tickets per ontvanger zijn.