Je bereidt je producties voor in het Program tab van een event. Hier maak je voor elke programma onderdeel een productie overzicht aan en zie je direct hoe ver je bent met de voorbereiding. Elk Program item is de basis voor de Itinerary die je deelt met externe partijen.
Program items
Maak een nieuw Program item aan en vul naam van de activiteit, showtime en space in. Daaronder zie je de verschillende Topics die je kan gebruiken. Elk Topic correspondeert met een onderdeel van de productie waarover je als productieleider informatie verzameld en later eventueel deelt met de externe partij. Topics kunnen naderhand nog toegevoegd of verwijderd worden.
Statussen per topic
Bovenaan elk Program item zie je de status per Topic. Dit zie je ook in het overzicht van de verschillende Program items. Zo zie je in één oogopslag hoe ver je bent met de voorbereiding van het event en waar je nog aandacht aan moet geven:
De verschillende statussen zijn:
Not in use: Voor dit Program item wordt het Topic niet gebruikt.
To do: Het Topic is wel toegevoegd aan het Program item, maar bevat nog geen informatie.
In progress: Er is info toegevoegd aan het Topic, maar nog niet alles is geregeld.
Completed: Je hebt alle benodigde informatie ingevoerd en het Topic als ‘Completed’ gemarkeerd.
Boekingstatus
Het Program item zelf heeft ook een status, de boekingstatus. Hier geef je aan wat de status is van het Program item. Dit kan zijn:
Option
To be confirmed
Confirmed
Cancelled
Deze status is puur alleen voor intern gebruik en heeft geen consequenties voor ticketverkoop of koppeling met de status van het event.
Schedule
De Showtime wordt, indien ingevuld, samen met de naam van het program item automatisch aangemaakt in het Schedule. Dit is het bovenste topic. Hierin zet je het tijdschema die betrekking heeft op de activiteit.
Alles wat je in het schedule per Program item zet, komt ook in het Event schedule terug en het Production schedule op datum. Deze activiteiten zijn dan dus automatisch onderdeel van het draaiboek.
NOTE: Gebruik sneltoetsen om snel het schedule te vullen: met Tab, Enter en de pijltjestoetsen hoef je de muis niet te gebruiken om het Schedule te vullen.
Topics
Elk ander Topic wat na het schedule komt kent een vaste structuur. Je voegt hier tenminste één van de drie soorten informatie toe:
Text zijn tekstvakjes voor opgemaakte tekst (dik gedrukt, opsommingstekens etc). Info die hier wordt ingevuld kan worden getoond op de Itinerary, als je daarvoor kiest.
Notes zijn tekstvakjes voor onopgemaakte tekst en zijn alleen voor intern gebruik. Notes komen niet op de itinerary terecht.
Bij Files kun je documenten uploaden. We ondersteunen gangbare formats zoals .pdf, .jpg en .png. Files geupload onder het Program item worden ook zichtbaar op Itineraries. Files geupload onder het algemene Documents & Comments blok op de program item overzichtpagina, zijn alleen voor intern gebruik.
Het Contacts topic is de enige uitzondering, want je kunt hier ook contacten toevoegen. Selecteer hier bekende contacten die al bekend zijn in Marketing - Contacts of voeg hier direct nieuwe namen toe.
Itinerary
De info die je in het program tab hebt ingevuld per Program item deel je als Itinerary met externe partijen. Je kiest er zelf voor welke info er exact op de Itinerary staat, voordat je deze deelt. Lees in het volgende artikel over de Itinerary.