Als organisator plan je producties in Stager. Daarbij wil je van te voren weten welke zaken je voor de externe partij moet regelen. Denk daarbij aan welke technische spullen zij zelf meenemen of nodig hebben, of ze mee eten, welke dieetwensen zij hebben en of er accommodatie geregeld moet worden.
In Stager maak je een formulier op basis van Topics waar je alle openstaande vragen in opneemt. Je stuurt een unieke link naar de externe partij en geeft eventueel een Due date mee. De partij heeft tot die datum om het formulier in te vullen, daarna sluit het. De ontvangen antwoorden zijn direct zichtbaar bij advancing. Als je een Program item hebt gelinkt, wordt de informatie ook getoond bij het topic op het Program tab, onder betreffend Program item.
Overview
Ga naar Planning - Advancing om een overzicht te zien van aangemaakte advancing formulieren. Bovenin het scherm wissel je tussen de advancing formulieren die in gebruik zijn of de gearchiveerde. In het overzicht zie je:
De naam van het formulier.
Of het formulier is gekoppeld aan een Program item en zo ja, aan welke.
De datum waarop het formulier sluit en niet langer ingevuld kan worden door de externe partij.
De link naar het gepubliceerde formulier.
De status per topic .
De lijst is gesorteerd op formulieren die vandaag af moeten zijn, daaronder de formulieren met een datum in het verleden en daaronder de formulieren met een datum in de toekomst. Archiveer een formulier om deze op het tweede tab te plaatsen. Zo houd je in één overzicht duidelijk welke informatie je al binnen hebt gekregen en of je nog achter antwoorden aan moet. Gearchiveerde formulieren blijven inzichtelijk en bewaard.
Statussen per topic
Not in use: Topic wordt niet gebruikt en is niet zichtbaar in het formulier.
To do: Topic is toegevoegd aan het formulier maar er is nog geen informatie (tekst, vraag, file) aan toegevoegd door de organisator.
In progress: Organisator heeft informatie (tekst, vraag, file) toegevoegd aan een topic
Waiting for response: Het advancing formulier is gepubliceerd. De externe partij heeft nog geen informatie toegevoegd.
Response received: De externe partij heeft een vraag die onder het topic valt beantwoord.
Completed: De organisator heeft het topic handmatig op de status 'Completed' gezet. De externe partij ziet dat het gegeven antwoord bevestigd is en kan het niet langer aanpassen.
Aanmaken advancing form
Maak via de gele knop rechtsboven in beeld '+ New advancing form' een nieuw advancing formulier aan. Geef het formulier een naam, sluitingsdatum en koppel het eventueel aan een bestaand Program item. Het formulier kan ook later nog gekoppeld worden. Kies vervolgens de topics die je wilt gebruiken.
Opmaken
Het aangemaakte advancing form lijkt sterk op een Program item. Dezelfde topics komen terug in het advancing formulier. Per topic kies je welke info je wilt toevoegen of uitvragen:
Text: Voeg een tekst toe als informatie voor de externe partij.
Question: Stel een vraag, waarbij de externe partij de mogelijkheid heeft om een antwoord toe te voegen.
File: Biedt een bestand aan.
Request file: Stel een vraag, waarbij de externe partij een bestand kan uploaden.
Link delen
Na het opmaken van het formulier publiceer je deze. Dit betekent dat het gepubliceerde advancing form een publieke link heeft, precies zoals het Itinerary deze ook kan hebben. De link deel je met de externe partij, zij vullen via deze route de gegevens in. De gepubliceerde link kun je intrekken via Retract publication, dan is het formulier niet meer te bereiken online. Het formulier blijft beschikbaar voor de organisator en aanpassingen kunnen worden gemaakt. Het is opnieuw te publiceren, waarbij dezelfde link wordt gebruikt dus je hoeft de link dan niet opnieuw te delen. Het is ook mogelijk om het advancing formulier te verwijderen. Het formulier bestaat dan niet langer en ook de link werkt niet meer.
Informatie verwerken
De ingevulde info van de externe partij vind je terug aan de rechterkant van het advancing formulier. Zodra je het advancing formulier koppelt aan een Program item, zie je de info die is binnengekomen via advancing ook terug in het Program item, bij het desbetreffende topic. De afspraken die je maakt deel je naderhand via een Itinerary met de externe partij. Ook in het Program item zie je de voortgang van het advancing formulier per topic en je kunt direct naar het advancing formulier doorklikken. Zo ben je altijd op de hoogte van de voortgang van het plannen van de productie.
