Met een event template kan je een aantal onderdelen van een productie al vastleggen. Als je een event aanmaakt vanuit een template, dan worden al deze aspecten al direct ingevuld, zonder dat je dit handmatig hoeft in te vullen. 

Gebruik bij terugkerende events een event template, dit bespaart je een hoop tijd. Je maakt één keer een template aan bij Settings - Planning - Event Template en alle informatie bij Production, Personnel, Publicity, Tickets, Finance en Tasks wordt bij het aanmaken van een event al ingevuld.

Event templates zijn uitermate geschikt om te gebruiken voor een type event waarbij veel informatie hetzelfde is. Maak bijvoorbeeld een template voor een concert of voor een clubavond. Waarschijnlijk hanteer je namelijk vaak dezelfde openingstijden, hetzelfde personeelsrooster en dezelfde ticket types voor eenzelfde type event. Uiteraard zijn alle gegevens later aanpasbaar, wanneer gegevens bij een specifiek evenement afwijken.

Ga naar Settings - Planning - Event Templates om een template aan te maken. Vul bij de template alle informatie in die bij dat type evenement vaststaat, zoals begin- en eindtijd, personeelsdiensten, ticketinfo, etc.

Omdat een event template geen datum heeft, verwijs je in een event template op verschillende plekken naar een moment dat afgeleid wordt van de datum en 'program start time' die een event bij het aanmaken krijgt. In het template geef je aan hoeveel dagen voor 'program start time' iets wordt ingepland. Maak je een event aan op 21 februari, dan wordt in onderstaand voorbeeld het event gepubliceerd op 1 februari.

Klik in Planning - Events op ‘Add new’ rechtsboven in beeld om een nieuw event aan te maken op basis van een Event Template. Wanneer je een event template gaat gebruiken, pas je de datum bij Main aan naar de datum wanneer het event werkelijk plaatsvindt. De overige data passen zich automatisch aan.

Na de keuze voor de template verschijnt er een popup waarin je verder nog kan kiezen of je simpelweg een enkel ‘single’ event wil aanmaken, of een aantal wekelijks terugkerende ‘recurring’ events. Deze 'recurring' events link je ook met één klik aan elkaar als series. Een serie kopieert informatie zoals ingevuld bij Main, Publicity en Tickets en vult deze in bij nieuwe events die je aanmaakt.

In het onderstaande voorbeeld laten we Stager events in een serie aanmaken voor elke zaterdag in de maand november op basis van de template "Hiphop event":

NOTE: Zet in een Event Template de status op Option, zodat het event niet meteen live gaat bij het aanmaken ervan. Dan verschijnt het event namelijk ook op de website, bij ticketsales en in het personeelsrooster.