We hebben in eerdere artikelen in de sectie 'Administratie' alle bedragen uitgelegd en kunnen nu beginnen met boekhouden. Hiervoor gebruik je een zogenaamde ‘tussenrekening’, die je bijvoorbeeld ‘Vooruitontvangen online entreegelden’ noemt. Deze tussenrekening is een balansrekening in je boekhouding waarop je de binnengekomen gelden op je Adyen account registreert. Vervolgens boek je iedere keer dat je jezelf uitbetaalt en geld op je eigen bankrekening ontvangt, de ontvangst af van deze tussenrekening. Zo krijg je in je boekhouding op de tussenrekening ‘Vooruitontvangen online entreegelden’ het saldo dat nog op je Adyen account staat.

Omdat je per betaalwijze aparte overzichten uit kunt draaien is het mogelijk om per betaalstroom een aparte tussenrekening aan te maken en zo kun je beter je kasstromen controleren en checken of je pin inkomsten overeenkomen met de bedragen die in Stager zijn aangeslagen.

Naast de betaalstroom die je via de ‘tussenrekening’ administreert ga je ook de omzet, Stager kosten en BTW in de juiste periode boeken. Hiervoor heb je als het goed is al deze grootboekrekeningen aangemaakt in je administratie:

Wanneer je één festival of niet al te veel events organiseert, dan kun je alle omzet en kosten op één hoop gooien, maar organiseer je veel evenementen dan gebruik je waarschijnlijk Project types en Event ID’s om je resultaten per evenement of voor een verzameling evenementen te kunnen zien. We beginnen eerst met de simpele boekingsgang die je gebruikt voor een éénmalige activiteit.

Voordat we gaan boeken volgt eerst uitleg in welke periode je de verschillende kosten en baten moet boeken.

Eerst leggen we de boekingsgang uit en vervolgens tonen we je een voorbeeldboeking. Let op: De in de onderstaande voorbeelden gebruikte grootboeknummers en namen van grootboekrekeningen kunnen in jouw boekhouding anders zijn.

De boeking komt er als volgt uit te zien als je evenement plaatsvindt op 12 augustus 2021 en je de maand juni 2021 gaat administreren. Voor de volledigheid gaan we uit van verschillende BTW percentages op de tickets. Dit zal in de regel niet het geval zijn.

Wanneer je meerdere evenementen organiseert, dan heb je waarschijnlijk in je boekhouding al extra categoriseringen gemaakt, zoals project codes, kostenplaatsen of kostendragers. Die bieden je de mogelijkheid om per evenement de omzet en eventueel ook Stager kosten te boeken. Als je op deze manier werkt, kun je ook prima uit de voeten met het Accounting by date report, want daarin staan alle bedragen, codes en periodes die van belang zijn om alles goed te administreren.

Je boeking ziet er dan als volgt uit:

Overleg met je boekhouder of accountant

Ieder bedrijf is anders en heeft zijn administratie anders ingericht en andere processen opgetuigd. Je kunt op basis van rapporten in Stager op tal van manieren je administratie voeren. We hebben er voor gekozen om deze ene manier te beschrijven, maar als je op een andere manier wilt boekhouden, overleg dit met je boekhouder of accountant.

Lees hieronder verder over: