Er zijn verschillende manieren om gasten uit te nodigen. In dit artikel hebben we een overzicht gemaakt van welke opties je hebt en wanneer je die het beste kan gebruiken.
Er zijn ruwweg twee manieren om gasten uit te nodigen:
Gratis tickets toesturen
Op de gastenlijst zetten
In het eerste geval krijgt de gast een ticket die gescand wordt bij de deur. Zij kunnen dus met de reguliere bezoekers mee naar binnen. In de tweede situatie staat er alleen een naam op de gastenlijst en krijgen zij geen ticket. De host aan de deur streept hun naam af in de app en laat de gasten dan binnen.
NOTE: In alle gevallen moeten er tickets zijn aangemaakt in het event en guest tickets beschikbaar aan de deur ('Door' aangevinkt).
Gratis tickets
Er zijn drie manieren om gratis tickets te versturen:
Eén voor één naar een mailadres (snel en makkelijk).
In bulk via de Stager mailer (mooie opgemaakte mail, elke ontvanger krijgt zelfde aantal tickets).
Na een import (mooi opgemaakte mail, elke ontvanger krijgt ander aantal tickets).
Mail guest tickets
De snelste manier om tickets te versturen is via Ticketing - Guests. Kies hier het juiste event en klik rechtsboven op de gele knop 'Mail guest tickets'. Er opent een pop-up waar je mailadres, naam, ticket type en aantal tickets selecteert. De mail wordt daarna direct verstuurd en ziet eruit als een standaard ticket download mail die ticketkopers ook krijgen nadat ze de tickets hebben afgerekend.
Stager mailer
Selecteer via Marketing - Contacts - Audiences een doelgroep. Kies ervoor om via Stager te mailen. In de mailer gebruik je het component 'Guest ticket'. Kies het event en aantal tickets. Maak de rest van de mail op en verstuur iedereen hetzelfde aantal tickets.
Lees hier verder over gastentickets versturen.
Guest import
Via Ticketing - Guests kan je een lijst importeren met daarop naam, mailadres en aantal tickets per persoon. Na de import heb je de optie om iedereen een mail te sturen, indien iedereen op de lijst een mailadres heeft. Je wordt doorgestuurd naar de Stager mailer en dit werkt exact hetzelfde als de optie hierboven, alleen is het aantal tickets per persoon verschillend.
Gastenlijst
De andere optie om gasten uit te nodigen is hen op de gastenlijst te zetten. Dit is een afstreeplijst in de applicatie en app op de telefoon. De gasten melden zich aan de deur en worden door de host binnengelaten. De gasten ontvangen geen ticket of mail als zij op de gastenlijst staan. Er zijn drie manieren om gasten op de gastenlijst te zetten:
Eén voor één (easy peasy).
Via de external guestlist (laat externe partijen zelf een deel van de lijst invullen).
Na een import (importeer een lijst met namen en plekken).
Guest list
Via Ticketing - Guests voeg je gasten toe aan de gastenlijst. Kies het juiste event en klik op 'Add new - Single guest'. Voer de naam, beschrijving, ticket type en aantal plekken toe.
External guest list
Je kan een deel van de gastenlijst door externe partijen laten beheren. Zo kunnen artiesten zelf aangeven wie er precies komen, zonder dat ze jou constant hoeven te appen/bellen/mailen in aanloop naar het event. Kies via Ticketing - Guests voor 'Add new - External list'. Je geeft hier aan wie dit deel van de lijst beheert, hoeveel plekken er worden gereserveerd en tot wanneer dit te bewerken is. De link die hieruit komt deel je met de externe partij en zij vullen zelf de namen in.
Guest import
Via Ticketing - Guests kan je een lijst met naam, mailadres en aantal tickets per persoon importeren. Na de import kies je er nu niet voor deze mensen een ticket toe te mailen, maar om hen in bulk op de gastenlijst zetten. Dit gebruik je vooral als je niet van iedereen een mailadres hebt.
