Geld van ticket sales wordt wekelijks/maandelijks of op eigen initiatief uitbetaald. Deze payout heeft geen BTW specificatie en kan je niet matchen aan de maandelijkse sales. In dit artikel een versimpelde uitleg van hoe je dit het beste administratief kan verwerken.

Voordat we de payout kunnen verwerken, eerst een klein beetje achtergrond. Als je via Stager tickets verkoopt, dan worden de betalingen verwerkt door Adyen. Dat is een payment service provider. Als organisator heb je een zogenaamd sub-merchant account bij Adyen. Dit moet je zien als een bankrekening waar je de ticketinkomsten op ontvangt.

Zodra een ticket wordt afgerekend, wordt de betaling direct gesplitst. De kosten gaan naar Stager en de omzet ontvang je zelf direct als organisator op het eigen Adyen account. Op dat moment is het geld binnen in de administratie van jouw organisatie.

De payout die je periodiek ontvangt is de uitbetaling van het Adyen account naar jouw bankrekening. Het geld is nooit langs Stager gegaan, dus Stager kan er geen factuur voor maken met BTW.

De payout is een continue cashflow van eigen rekening naar eigen rekening. Administratief is dit hetzelfde als contant geld pinnen met een zakelijke rekening.

De payout komt niet altijd overeen met de ticketsales van de maand ervoor. Dat heeft twee redenen:

Het advies is om de payouts te laten binnenkomen op een tussenrekening (aparte grootboekrekening voor dit doel) in de eigen administratie. De BTW en de kosten boek je direct in dezelfde maand van deze rekening af. De payout is inclusief BTW en je geeft BTW immers aan in de maand van de verkoop, niet in de maand waarin het event plaatsvindt. De omzet boek je van de tussenrekening naar de definitieve plek nadat het event heeft plaatsgevonden.

Via Reports - Accounting - Accounting by date download je een maandelijks overzicht. Deze data komt direct uit Adyen en toont de omzet, BTW en de kosten van die maand op het Adyen account. Dit overzicht is onafhankelijk van de payout. De payout is namelijk een tussentijdse overboeking van geld wat op dat moment beschikbaar is om uit te betalen.

Via Settings - Account - Billing download je het maandelijkse receipt. Hierop staan de Stager kosten vermelden en kan je gebruiken om de kosten te boeken in de eigen administratie. De Stager kosten zijn inclusief BTW ingehouden. Met dit receipt kan je de BTW terugvragen van de Belastingdienst indien dat van toepassing is.

Het is nu tijd voor de maandelijkse controle of aansluiting. Je wilt de payout namelijk matchen aan de rapportages. Je doet dit aan de hand van de maandelijkse balans peiling.

Via Reports - Accounting - Balance vind je maandelijks het saldo van het eigen Adyen account. Dit saldo bestaat uit twee componenten en tel je meestal samen op:

Op dit saldo zijn maandelijks mutaties:

De mutaties op het saldo vormen de maand erop het nieuwe saldo. Hieronder hebben we een praktische uitleg over hoe je dat kan doen.

Elke administratie is anders en voor advies hoe dit in te richten kan je het beste contact opnemen met een accountant. Op de volgende manier maken wij de aansluiting.

De balans (begin periode) + de pending balance (begin periode) + de revenue minus Stager fees (incl. VAT) (haal je uit het accounting by date report, kolom E) = Subtotaal A

De balans (eind periode) + Pending balans (eind periode) + alle payouts maart 2023 = Subtoptaal B

Subtotaal A en subtotaal B komen bijna overeen. Je hebt een verschil van 0.61 of een veelvoud daarvan. Dat komt omdat elke payout transactiekosten heeft van €0,61 inc. BTW.